扫描件怎么弄pdf格式(扫描件怎么弄成图片)

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图源:网络

在企业日常经营过程中,如遇到需要紧急签署的买卖合同,而客户又在外地无法当面签署合同的情况,很多企业会选择扫描合同以邮件或线上传输文件的方式发送给对方,让对方盖章后发传真或者扫描件返回来。

你有这么做过吗?这样的传真件和扫描件有效吗?今天我们就通过一则案例来分享合同原件和合同传真、扫描件的法律效力区别?

01.案例分享

大龙公司于2016年1月13日与L公司通过传真的方式签订《工业品买卖合同》,合同约定:大龙公司向L公司购买一套加气砖自动回盘打包线,总价款33.8万元。

大龙公司预付10万元货款后L公司开始生产,发货前再付20万元,预留3.8万元安装调试正常使用后付清。

预付款到账后合同生效,20个工作日内到货,延期交货每天支付延期额的千分之一作为罚金。合同第十四条第一款明确约定“经互相传真的传真件与合同书具有同等效力。”

合同签署后,大龙公司发现L公司未按合同约定生产出设备,大龙公司认为L公司已构成根本违约。因此大龙公司起诉L公司退货及赔偿损失。

大龙公司提交《工业品买卖合同》扫描件及打印件。L公司对该合同的真实性不予认可,但认可双方存在买卖合同关系。

法院认为:

L公司对大龙公司提交的合同不予认可,却未能提交相关合同。价格达数十万的交易,一般交易习惯均需签订书面合同,L公司的陈述前后矛盾,与一般交易习惯相悖。

大龙公司陈述的合同签订过程,符合一般交易习惯及生活习惯,与大龙公司提交的合同可以互相印证,法院予以采信。

且合同中明确约定“传真件与合同书具有同等效力”,对大龙公司提交的合同传真件的真实性,法院依法予以确认。

02合同原件、传真件和扫描件的法律效力的区别

合同原件:

是指经双方当事人意思表示一致后签字、盖章或签字盖章后的合同文本。

合同是否为原件是进行证据审查时的重要考量因素,在《诉讼法》中有规定,书证应当提交原件,物证应当提交原物。

而作为最具有法律证明力的一种“书面形式”,合同原件在证据学上可被认定为直接证据和原始证据。

在法庭上,合同原件是可以单独、直接证明争议事实的证据,法院一般都予以直接采信。而且,合同原件还可以作为定案的依据。

但如果只有合同的复印件,无法核对原件,那么该复印件是不能作为定案的依据,必须寻找到其他的证据予以佐证。

因此,合同原件的保管是十分重要的,毕竟原件的证明力是任何其他形式的文件都无可比拟的。

而一旦保管不善丢失了合同原件怎么办呢?这时就要看合同的现实履行状态了。

(1)如果合同双方当事人均承认合同的存在,并且对方按照合同的约定已经履行义务,那么合同原件丢了是没有什么影响的。

(2)如果合同的对方当事人不按照合同的约定履行,就必须要寻找其他证据,证明合同的存在及合同约定的内容,以增加纠纷的胜诉概率。

合同传真:

传真一类非话电信业务,其工作流程就是将文字、图表、相片等记录在纸面上的静止图像,通过扫描和光电变换,变成电信号,经各类信道传送到目的地,在接收端通过一系列逆变换过程,最终获得与发送原稿相似的记录副本。

作为数据电文的一类,合同传真件也是合同书面形式的一种,法律上并没有否定合同传真件的效力。

但是,与合同原件比较而言,仅以传输文本、图像为目的的传真件在性质上类似于复印件,无法作为直接证据和原始证据使用。

至于合同传真件的证明力大小,具体结合具体案件事实进行判断。

(1) 如果合同双方当事人对签订了合同这一事实没有异议,同时确定合同的签订是双方当事人的真实意思表示,那么,传真件的证明力自然是没有疑问的;

(2) 但如果对方当事人质疑传真件的真实性,即对方否认签订过此合同,或者否认合同中的内容的效力,传真件将不能成为定案证据,此时,就必须要提供其他辅佐证据来证明合同传真件的真实性。

除了上述的真实性常受到质疑外,还值得注意的一点是:热敏传真纸是通过热敏打印头将传真纸介质上的热敏材料熔化变色而生成所需的文字和图形,这就导致传真文件字迹有深、浅、清晰和模糊之分,且不能长久保存。

此外,合同中写明"合同双方盖章传真件有效"的做法并不保险,因为这句话并不能对传真件客观上的性质以及真实性产生任何实质性影响,因此,对使用传真件签订合同的做法要慎重而行

合同扫描件:

扫描件是通过技术手段对原件的一种重现或复制。合同扫描件也只是一张图片。作为证据而言的合同扫描件,同样是电子数据的一类,在性质上也是类似于合同复印件。

而且,扫描件经历的对被扫描文件的扫描、录入电脑、转换格式或字体、传输、接收、打印这一系列过程,是可以从技术上被进行篡改的。

因此,除非对方当事人对该扫描件的真实性予以认可,证明力极低的低合同扫描件,无法单独作为一项证据来认定某一案件事实,只能配合其他证据组成完整的证据链条。

03法律顾问指引精益化

1 完备的书面合同对于保证交易安全乃至维系与客户之间的长久关系十分重要。当下经济形势风云变化,为降低法律风险,建议企业要在应做到“无合同不交易”。

2 签订合同时,尽可能保证双方当事人在场,通过使用签字、盖章或盖章签字的方式签订合同。注意此时应使用合同公章或合同专用公章。

且合同签署方应当妥善保管好重要的合同原件,避免发生损坏丢失的情况继而影响后续的争议解决。

3 基于商业原因不得已使用传真件和扫描件的,建议在合同里约定传真件、扫描的效力,比如“双方均同意传真件、扫描件与原件具有同等法律效力”。

虽然传真件和扫描件都具有一定的法律效力,但只要是合同,就一定要用公章,且扫描件最好用彩色扫描,传真件、扫描件均需保留原件,必要时进行比对。

且应尽量在合同签订和履行过程中,注意保留双方关于合同商谈和确认的往来邮件、会议纪要等证据,以此佐证传真扫描的合同效力。并且需注意邮箱使用人为对方的工作人员。

4 合同履行中注意节点管控,包括付款要付到对公账户。

5 目前电子合同(电子签名)已经开始普及,有需要的企业可以通过合法的第三方平台签订电子合同保留“合同原件”。

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企业在签订合同的过程中,每一步都要做到万无一失,法律顾问为你提供全面的合同保障。

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